Informations générales
Date de début de diffusion
30/04/2024
Offres ouvertes au parrainage
Non
Description du poste
Métier
Métiers Administratifs - Secrétaire de Direction
Intitulé du poste
Secrétaire de Direction H/F
Type de contrat
CDI
Durée contractuelle
Temps partiel
Durée contractuelle en %
80%
Barème
Secrétaire de direction du département de pédiatrie
Description de la mission
• Gestion complète du secrétariat de Direction, ce qui comprend:
- La gestion pro-active des tâches relatives à la communication: suivi de la correspondance sous toutes ses formes; gestion de la plateforme internet de département
- La rédaction et la prise de notes éventuelle; rédaction de PV de réunions
- La réalisation de documents sous diverses applications;
- La gestion des appels téléphoniques et des agendas, des imprévus, du day-to-day, etc
• Gestion du secrétariat du Département : Organisation des cours et des réunions (dates, réservation salle), liste de gardes superviseurs Urgences ; Gestion et coordination de toute la logistique afférente aux réunions internes, externes, déplacements professionnels
• Gestion de la maitrise de stage de toute la cohorte des assistants de Pédiatrie ; Gestion des dossiers des médecins assistants (conventions de stage, carnets de stage, encodage des horaires dans Staffplanner, collecte des cotes de stage)
• Organisation et préparation du Concours annuel de sélection en Pédiatrie
• Gestion des affectations des assistants aux CUSL et dans le Réseau
• Gestion de la liste de gardes des superviseurs et des assistants (et suivi des modifications)
• Contacts réguliers avec la DRH, la Direction médicale, la Faculté, les maitres de stage en Pédiatrie, les autres départements universitaires (KULeuven, ULg, ULB,…), l’INAMI, la FWB,…
• Maintient et développement d'une efficience au sein du secrétariat
• Aide et support aux autres collaborateurs en cas de besoin (système de back-up)
Profil
Savoir et savoir-faire:
· Baccalauréat et maîtrise des techniques de secrétariat
· Parfaite connaissance du FR, bonnes notions de NL et ANG à l'oral comme à l'écrit
· Connaissance des applications informatiques (courantes et spécifiques) ;
· A l’aise avec les nouvelles technologies de communication ;
· Connaissance approfondie de la réglementation en vigueur concernant les études de Médecine et le Master de Spécialisation en Pédiatrie.
Savoir-être:
· Concerné et impliqué, vous êtes un véritable partenaire de votre manager
· Structuré, méthodique, organisé et vous « pensez pro-activement pour votre manager »
· Dynamique, positif, autonome, tout en restant discret
· Flexible, polyvalent, sachant prendre des initiatives à bon escient et tenir compte de plusieurs sollicitations à la fois et de leur priorité
· Capacité d’interaction avec les autorités de la Faculté de Médecine, de l’UCLouvain et de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
Avantages
Nous vous offrons :
Un package salarial attractif : reprise de votre ancienneté valorisée dans la fonction, sursalaire supérieur au taux minimal de la commission paritaire en cas de prestations irrégulières, prime de fin d’année
Une fonction variée et passionnante dans un environnement de travail à la pointe de la technologie
Une ambiance conviviale, multidisciplinaire et riche de sens
Un accès à de nombreuse formations pour le développement continu de vos compétences
Des opportunités de carrière dans le cadre de la mobilité interne
Un site arboré facilement accessible (transports en commun ou parking gratuit) et des commerces de proximité (alimentation, pharmacie)
20 jours de congés légaux additionnés de 4 jours de congés propres au secteur et de 4 jours de congés extra-légaux
https://youtu.be/TmU1W2kV6u0
Critères candidat
Niveau d'études requis
Bachelier
Niveau d'expérience min. requis
3 à 5 ans